IT資産とは、医療機関の運営において活用される機器・ソフト資産のことを指します。具体的には、病院内にあるパソコンやサーバ、プリンター・スキャナー、それにネットワーク機器、そしてOSやミドルウェアなどを含むソフトウェアが該当します。
これらをどのように管理したら良いのでしょうか。そもそも管理することによるメリットとは・・・？このような疑問への答えを、IT資産管理システム「SS1（エスエスワン）」でできることとあわせてご説明していきます！
IT資産管理への取り組み
皆さまは院内のIT資産について、どこまで把握されているでしょうか。
例えば、以下の情報について管理されているでしょうか。
- サーバの保守期限や保守契約の内容
- 院内のPCの台数
- 各PCの購入日や購入先
- よく使われているPC／ほとんど使われないPCはどれか
- インストールされているOSやソフトのバージョン
- 院内に存在するソフトのライセンス数
- これらの最新情報
これらについて、全てイエスと即座に答えられるのが理想ではあります。しかし、ここまでの管理は少し難しいかもしれませんね。
PCやOS、ライセンスに係る情報を常に収集して最新の状態にしておくことがIT資産管理の第一歩となりますが、限られた人員で常にこれらについて取り組むのは、時間や労力の問題もあって、なかなか難しいのが実情なのではないかと思います。
なぜIT資産管理が必要なのか
近年、医療機関で電子カルテ化が急速に進み、サーバやパソコン、プリンタもあわせて増えました。それらに比例して機器の不具合や故障といった事象の頻度も増しています。
IT機器というのは突然不具合や故障が起きる上に、すぐに復旧しないと困ることが多いのが特徴です。
電子カルテ稼働・入替の初期であれば、それほど複雑な管理の必要性を感じるシーンは少ないかと思います。しかし、システム稼働から３年ほど経過すると、「あの機器は先日壊れて買い換えた。」「この機器は修理をしたものだ。」というように、個々の機器に「歴や世代」というものが発生しはじめます。
台数が多ければ多いほど、これらの情報が複雑に入り交じり、把握が難しくなっていきます。
そして、元々の購入先とは異なる所に誤って保守対応を依頼したり、元はリース契約だったのに破棄して買い換えてしまったり、気づけば何度も同じ個体の修理をしていた・・・といった問題が発生することにつながります。
また、これはハードウェア関係だけでなく、ソフトウェアやライセンスにも同じことが言えます。
購入時期や用途によって、OSのバージョンや、ワープロ・表計算ソフトの世代が異なったものがごちゃ混ぜに使われており、その中にサポート期限が切れたものがあるケースや、最悪の場合、期限切れのセキュリティソフトを使い続けるといったケースも起こり得ます。
このように、IT資産の管理がきちんと行われていない状況では、IT運用コストに無駄が生じる、セキュリティのリスクが知らぬ間に上がっているといったトラブルだけでなく、コンプライアンス違反や情報漏洩といった重要な問題につながる可能性すらあるのです。
IT資産管理の必要性に気づいていただけましたでしょうか。
電子カルテ化が進んだ今こそ、これまで以上にきちんと管理する必要があるのです。
そこでプロアスがおすすめするのは、IT資産管理ソフトウェア「SS1（エスエスワン）」です。これから「SS1」の特徴をご紹介します。
【SS1の特徴１】PCの詳細情報を自動収集できる
まず、PCの詳細情報を自動収集できることが特徴として挙げられます。
簡単に情報が集められるだけでなく、常に最新の情報を確認することができます。
自動収集できる項目は多岐に渡り、ハードウェアやソフトウェアをはじめとしたIT資産を確実に管理するために必要な情報を集めることができます。
▲IT機器の様々な情報を自動収集できます
【SS1の特徴２】使用者などの関連情報もまとめて管理できる
つづいて、自動収集できるインベントリ情報の他に、契約情報や使用者などを機器個別の情報として登録できます。
また、PCだけでなく、ネットワーク機器やオフラインの機器、電話などの機器にも対応可能です。
これらの情報については、アンケート機能を使って、ユーザーから直接収集することもできるので、登録も簡単です。
▲IT機器の種類のほか、使用者、機器の配置なども閲覧できます
【SS1の特徴３】契約情報をもとに、費用の管理ができる
また、「SS1」では契約情報も登録可能で、それに基づいた費用の管理もできます。
機器のリースやレンタル、保守契約などの情報から、機器にかかる費用を集計し、経費の確認や次年度の予算検討に活用することができます。
▲契約についての管理画面
例えば、次のような操作ができます。
- 部門別集計…使用している機器の経費を部門ごとに集計できます。
- 予算管理…実績を参考にしながら、機器の契約に関わる予算を作成できます。
- 帳票出力…各種台帳や明細表の出力も簡単。PDFで出力できるので、資料としての保存にも適しています。
さらに、機器、契約情報の管理画面それぞれから、相互に詳細情報を確認することができるため、知りたい内容を即座に閲覧できます。
▲契約情報から、機器にかかる費用についても自動計算します
【SS1の特徴４】契約終了にもスムーズに対応できる
最後に、契約情報と機器情報を紐づけて管理できるので、レンタル契約終了のタイミングも把握しやすくなります。
契約終了が迫っている機器、台数、使用者、配置場所などを簡単に検索できるだけでなく、SS1管理画面のTOPページ（日報画面）と、日報メールで日々チェックすることもでき、期限切れを防ぎます。
また、レンタル機器のソフトウェアライセンスの割当変更など、入れ替え作業もスムーズに行うことができます。
「SS1」はIT資産管理のベストパートナーです
今回はIT資産管理の必要性と、IT資産管理ソフトウェア「SSI」の活用についてご紹介しました。
院内での情報部門は、組織としての歴史が浅いことが多く、管理や監査についてよりも、現在の障害を解決することに力が注がれることが大半です。
障害を未然に防ぎ、安定したシステム運用を実現する。そして障害発生時も最適な手順で解決するためには、IT資産を医療機関全体で管理・運用していくことが重要になります。
本日ご紹介した「SS1」はそれらを簡単に、ローコストで実現できる機能とノウハウが詰まっております。
従来の労力の大部分が改善されそう！というご感想や、今までやりたくてもできなかったIT資産管理を、これを機に始めたい！といった、ご興味を持っていただくきっかけとなることができましたら幸いです。
導入をご検討でしたら是非プロアスまでお声がけください。
【引用元・商品メーカー様サイトご紹介】
writer
プロアス メディカルソリューション部 加藤亮一（かとう・りょういち）
医療機関への課題解決の部門です。
セミナー開催や出張デモなどによって新たな気づきをもたらしてまいります。
プライベートではオートバイで全国を回り、まだ見ぬ地への訪問を楽しみにしています。
