本当の魅力は病院内の“業務効率”アップ！ペーパーレス化だけじゃない文書管理システムを使う本当の意味とは

読者の皆様の病院では、文書管理システムは導入されていますか？

電子カルテの導入と同時に、“せっかくだから”文書管理システムも導入をされる病院が多いのですが、この文書管理システムには、いろいろ誤解されていることが多いようです。

文書管理システムは「膨大な紙の書類をペーパーレス化できるシステム」と考えられがちですが、文書管理システムを導入する一番のメリットは“業務効率化”を実現できることです。

メリット①　高い検索性能で、文書を探す時間を削減

ファイルサーバーのみで管理しようとしたが電子カルテで出した患者さんに紐づく必要な書類を探し出すのに一苦労。毎回数分かかる時間が積み重なると実はトータルではかなりの時間をロスしていることも。職員全員が同じようにロスしていると考えると、職場全体での時間のロスは深刻ですね。

こんな悩みに対して、文書管理システムは“全文検索が可能”です。誰がいつ作成して更新したのか履歴も確認できますので、例えばカルテ監査時などの資料請求を早急に対応することもできます。

メリット②　ネット環境があれば、どこからでもアクセス

患者さんのカルテやレントゲン画像を見るため毎回カルテ庫まで探しにいき、閲覧後にまた元の位置に戻す。そんな非効率なことをしていたりしませんか？

文書管理システムであれば、タブレット端末やネットワーク環境下のPCを使うことで、ナースステーションや診察室からも必要な書類にすぐにアクセスすることができます。都度カルテ庫を探す必要がないので、ここでも時間の削減が出来ますね。

メリット③　一元管理化で更新漏れも解消！

診療や事務に必要な書類や情報が、バラバラな形式で様々なフォルダに保管されていませんか？

ワード・エクセルで作成したサマリや報告書、医療機器から出力される検査結果や汎用画像など、情報が散在していることで、更新漏れが起きてトラブルに発展した、という話もあります。文書管理システムを使うことで書類を一元管理できるようになります。

実は、まだまだこんなに！文書管理システムを使うメリット！

上で挙げた以外にも多くのメリットがあります！

■ 拠点をまたいだ文書のやり取りが簡単。

■ 職員間の情報共有がスムーズ。

■ 情報セキュリティの管理がしやすい。

■ 閲覧権限を設定できるため、閲覧者を管理できる。

■ ペーパーコストの削減

システムの本質を理解して前向きに活用しましょう！

「なんとなく、電子カルテ導入に合わせて文書管理システムを導入していた」という病院に何度もお会いしていたため今回の記事を書きました。システム導入と利用の浸透には職員の多くの協力が必要になりますので、関係する方全てが、導入によってどんな大きなメリットが生まれるかを把握して、組織に利用を浸透させて欲しいと願っています。

■情報協力
株式会社マックスシステム
医療・介護分野に特化した総合情報システムを開発している株式会社マックスシステムは、電子カルテ導入検討、運用で紙の扱いや保存にお困りの医療機関様向けに文書管理システム「HyMarks DARTS」 を提供しています。
http://www.macs-s.co.jp/product/category/darts.html

文書管理システムについてもっと詳しく知りたいと思った方は是非お問い合わせを！