海賊版ソフトウェアは経営の敵!病院・介護施設のライセンス管理とセキュリティ対策

普段何気なく使用しているOSやアプリケーションですが、実は正しいルールで使用しないと、経営に大打撃を与える事態に発展するかもしれないのです。

今回は病院や介護施設でソフトウェアを適切に使うための基礎知識をまとめました。「知らないではすまされない」ソフトウェアを使う際のルールについてぜひこの機会に知ってください。

海賊版ソフトウェアを知らず知らず使っていませんか?

施設にこんな従業員はいませんか?

  • インターネットオークションで売っていた、格安ソフトを使用している。
  • 同僚と一本のソフトを共同購入し、全員のPCにインストールした。
  • 体験版ソフトを使用有効期限が終了した後も使い続けている。
  • 個人で買ったソフトを、勝手にインストールして使っている。

このような行為は、知らず知らずのうちに海賊版ソフトウェアを利用している可能性が非常に高く、様々なリスクが考えられる状況です!すぐに是正しましょう!

海賊版ソフトウェアに潜む大きな危険性

海賊版ソフトウェアとは一体なんなのでしょうか。
一般的には、著作権の許可を受けないで作成・複製・頒布されるソフトウェアのことを指します。ディスクの形態だけで販売されている訳ではありません。無断でインターネットにアップロードされているソフトウェアも海賊版です。インストールや承認ができなかったり、ウイルスが混入していたりする危険性をはらんでいます。

海賊版ソフトウェアの使用には罰則規定があります

この海賊版ソフトウェアを業務で使用する行為(ライセンス違反)は、著作権侵害にあたり、5年以下の懲役または500万円以下の罰金またはその両方また、法人などが著作権等(著作者人格権を除く)を侵害した場合は、3億円以下の罰金の対象になります。

つまりセキュリティ観点と法的観点で二重のリスクをはらんでいるわけです。
機微な個人情報を多く扱う病院や介護施設にとってウイルスによる情報漏洩リスクだけでなく、法的な罰則による信頼性の失墜、多額の罰金刑は、経営に大きな打撃を与えます。

絶対に防がなければいけない海賊版ソフトウェアの使用なのですが、経営陣が「ITは苦手だ」といって管理体制が整備できていない施設も実はまだまだ散見されるのが実情なのです。

ソフトウェアのライセンス契約を知っていますか?

-ライセンスとは-
ユーザーがソフトウェアをインストールして使うには、著作権者であるソフトウェアメーカーからの許諾を得ることが必要です。この許諾のことを「ライセンス」と呼んでいます。一般的には、インストールの際などに使用許諾(ライセンス)契約に同意することで契約が成立し、ソフトウェアを使うことができるようになります。

ライセンス違反はどこから発覚するの?
ソフトウェアメーカー(著作権者)が、使用許諾条件に基づいて、「自らの著作権が侵害されていないかどうか」を確認するために、当該著作物の使用者(ユーザー)の使用実態の監査を行います。監査はソフトウェアの使用許諾契約に記載された「権利」として実施されます。

単独のソフトウェアメーカーによって行われることもあれば、複数のソフトウェアメーカーによって行われることもあります。監査のタイミングは一定ではなく、毎年来ることもあれば、何年も来ないこともあります。
「ソフトウェアライセンス監査レター」「ソフトウェアライセンス調査票」などと呼ばれる書類をユーザー企業に送付します。この書類が届いた場合は誠実に対応する必要があります。

注目!海賊版ソフトウェアの見極め方10選!

日本マイクロソフト公式ブログより海賊版ソフトウェアの見極め方をご紹介します。もし該当する項目が一つでも見つかれば、それは海賊版の可能性が高いため、すぐに是正しましょう!

買ってはいけない』オンラインショップ10の特徴(2013年12月時点)

  1. DVDメディア付きのOfficeが販売されている(最新のOfficeには、DVDは同梱されていません)
  2. パソコンに同梱されているDVDを単品として販売している。
  3. 「認証保証」などとうたっている。
  4. 「100%正規品・本物」などと強調している。
  5. 他言語版と称した製品を販売している。
  6. OEM版、DSP版と称したOfficeを販売している。(実際に届いたのは別のエディションで、しかもインストールできなかったという例が多く見受けられます)
  7. 「国内より発送するので安心!」などとうたっている。
  8. 「E-メールでプロダクトキーやダウンロード先のリンクを送るので送料無料」などとうたっている。
  9. レビュー欄に、絶賛する内容のコメントが書き込まれている。同じ文面が他の商品のレビュー欄にも見受けられる。
  10. 法人向けにしか販売されていない『Office Professional Plus』 や、日本で販売されていない『Office Home and Student』などを小売りしている

海賊版ソフトウェア使用防止とソフトウェア管理を徹底しましょう

もし、組織内で海賊版ソフトウェアを使用していたとしても「どうせバレないから大丈夫」と考える人がいるかもしれません。しかしここまでの話で海賊版を放置してはいけないことは明白です。仮にバレなかったとしても、セキュリティ観点でNGなことは間違いないですからね。

では、どうすれば不正使用を未然に防げるのでしょうか?
それは「組織内で不正行為は許さない、ということを明確にすることで、組織内個々人の不正行為に対するモラルと意識の向上を促し、ソフトウェアコピーなどの不正行為を防止する」こと。まず、組織上層部や管理者が、ソフトウェア管理の必要性と目的を重要な事として考えることが大切なのです。

【ソフトウェア管理の例】

①ソフトウェアの使用状況を把握する方法
・ソフトウェア使用状況の把握
⇒インストール管理台帳の作成、更新

・ソフトウェアのライセンス保有数の把握
⇒ライセンス管理台帳の作成、更新
⇒ライセンス証明書、使用許諾書などの保管

②不正なインストールを未然に防止する方法
・組織内に存在するCD等による不当なインストールを防止
⇒ソフトウェア管理者によるCD等オリジナルディスクの保管

・従業員が持ち込んだCD等による不正なインストールを防止
⇒契約書、内視などの作成

③不正にインストールされたソフトを事後的に発見・排除する方法
・ソフトウェア監査の実施
・不正発見後の措置

ライセンスの管理は根気強く!

先ずは管理責任者を立てて、実態調査を行う必要があります。規模によっては管理ソフトを導入する必要もあります。 先ずは危機意識を持つことが重要です。適切に対応し、過不足を正確に調整するためには、自らがそういった知識を十分に身に付けるか、あるいは、専門家のアドバイスを受けることを検討することをお勧めします。

どのようなソフトウェアを利用していてもソフトウェアライセンスがつきまといます。コンプライアンス違反とならないようにソフトウェアライセンス契約を再確認していきましょう。

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