お客様事例から分かる！病院にIT資産管理システムを導入するメリット

前回の「IT資産管理を病院のコスト削減に活かすには？まず病院の『ITコスト』を把握しよう！」では、ITの何にコストが掛っているのかを紹介させて頂きました。

＜過去の記事はこちら＞
IT資産管理を病院のコスト削減に活かすには？まず病院の『ITコスト』を把握しよう！
病院経営者が知るべきIT資産管理とは？セキュリティシステム化は病院の必須課題！！

今回はIT資産管理を手助けしてくれる『IT資産管理システム』についてご紹介します。実際にIT資産管理システムの機能を使うとどのような効果がでるのか事例を交えて紹介していきます。

IT資産管理システムの基本機能

機能1.自動情報収集

台帳の管理・作成を行う上で、ネットワーク上に接続されたパソコンやサーバ、ルータ、プリンタなどのIT機器を自動的に検索し、ハードウェアやソフトウェアに関する情報を自動的に収集する機能です。 IT資産管理を行う上での基本情報を自動的に収集・入力できるので、管理部門・実務部門を問わず、作業負担を大幅に軽減できます。

機能2.ライセンス管理

OSやアプリケーションの利用可能なパソコン台数を把握できる機能です。実際には使われていないライセンス数も確認できるため、無駄なライセンスを解約するなどしてコスト削減につなげることができます。また、ウィルス対策ソフトやパターンファイルが最新でない機器の把握も容易になり、セキュリティの確保・向上にも役立ちます。

機能3.アラート機能

IT資産管理をセキュリティ対策につなげるため、職員の不適切な操作や、ネットワーク上の異常など、あらかじめ設定した条件に従って、自動送信メールなどによってアラート（警告）を発し、管理者の注意を促す機能です。また、特に緊急度・危険度が高い場合には、自動的にネットワーク通信を遮断する機能を持つ製品もあります。管理者の注意を促すことに主眼を置いた製品と、ネットワーク遮断などによる被害防止に主眼を置いた製品があり、目的によって選択できます。

それではIT資産管理システムを導入したお客様から何が改善されて業務改善につながったのか声を聞いてみましょう。

実際にシステムを使用したお客様の声

事例①「システム情報を紐づけて簡単に台帳へ登録ができるので業務負荷が軽減できた！」

－導入前
院内業務のIT化が進み電子カルテ端末や業務端末が増えて行くなか、Excelを使って手入力による台帳管理をしていました。ハードウェアやソフトウェア、ライセンスをそれぞれの台帳で管理していたので情報がバラバラになってしまい最終的にはつじつまが合わず管理ができなくなってしまうことも。その結果1台のパソコンを廃棄するだけでも、そのパソコンに紐づく情報を探し出すのに一苦労しました。

－導入後
自動情報収集を活用することで、ライセンスの登録を行うと自動収集されてきたソフトウェアやハードウェアの情報と紐づけてくれます。例えば、紐づけられていないソフトウェアを絞り込んでライセンス登録することができて非常に便利です。また突然、総務からライセンス状況の報告を求められても、台帳からエクスポートしたデータをフォーマットに落とし込んで簡単に報告書を作成することができるので、業務の軽減に繋がっています。

事例②「ライセンス監査の調査にかかる時間を大幅に短縮できる！」

－導入前
以前、マイクロソフト社からソフトウェアライセンス監査実施の要請がありました。どの部署がどのパソコンで対象のソフトウェアを使用しているのか紐づけて報告する必要があったのですが、ライセンス管理をちゃんと行っていなかった為、100台以上のパソコンの使用状況の調査を行い大変な手間と時間が掛りました。

－導入後
ソフトウェアとライセンスの紐づけを行い必要な情報を抽出してくれるので、もしまた監査が入ってもすぐに対応する事ができる体制を作ることができました。またライセンスの使用状況が可視化できたので、無駄なライセンスの購入の防止にも繋がりました。